Comment faire une réclamation ?
Un article livré avec retard ou en mauvais état, une livraison incomplète, un produit qui ne correspond pas à la commande, etc. De nombreuses situations peuvent donner lieu à une réclamation de la part du client.
Si vous êtes dans ce cas, il vous suffit de contacter le service client du magasin, d’une marque ou d’une entreprise pour formuler une réclamation et corriger les potentielles erreurs.
Les lettres de réclamations ne sont jamais agréables à lire. Elles sont également parmi les plus difficiles à rédiger. Voici quelques conseils vous permettant de bien réussir votre lettre de réclamation.
Comment écrire une lettre de réclamation ?
Lorsque vous rédigez une lettre de réclamation, gardez bien en tête qu’une lettre écrite, de manière diplomatique, permet souvent de trouver des compromis acceptables pour les deux parties.
Alors, lorsque vous rédigez votre lettre, soyez précis afin que votre interlocuteur puisse mieux situer l’origine du litige. Faites une courte description du contentieux.
Ainsi, votre lettre aura plus de chance d’être lue. Ecrivez dans un langage compréhensible et évitez les fautes. Respectez les règles de présentation des lettres officielles. Mais plus important encore, respectez votre interlocuteur, en restant poli et en le vouvoyant.
La présentation d’une lettre de réclamation :
Lorsque vous rédigez une lettre de réclamation, il convient de le faire sur un papier blanc, de format A4 (21 X 29,7 cm). Commencez par renseigner votre nom et adresse. Cette information doit être placée en haut et à gauche de la lettre.
Vous pouvez aussi indiquer votre numéro de téléphone ou de fax. En haut à droite de la lettre, vous devez mettre les informations concernant le lieu d’expédition et la date. Vous devez écrire le nom du mois en toutes lettres, précédé du nom du lieu de l’expédition. Sous la date, vous devez écrire le nom et l’adresse du destinataire. Comme objet de la lettre, vous devez indiquer le sujet abordé dans la lettre.
Sur l’en-tête de la lettre, vous mentionner la formule d’appel. Si vous connaissez le titre de la personne à qui vous adresser la lettre de réclamation, vous devez le mentionner. Pour le corps de la lettre, il est important de présenter vos idées dans un certain ordre. Pour cela, suivez des étapes suivantes. Commencez par raconter les événements à l’origine de la réclamation ; expliquez ensuite le problème en détail, puis proposez une solution et/ou formulez une demande.
Dans la formule de politesse finale, vous devez inclure l’attente de réponse, les remerciements et les salutations. N’oubliez pas de signer votre lettre.
D’autres moyens de faire une réclamation :
Il vous est possible également de faire une réclamation par téléphone ou en ligne via un formulaire. En effet, certaines entreprises ou marques proposent une rubrique d’aide sur son site Internet. Vous pouvez aussi contacter directement le service client pour formuler votre réclamation.
Si vous avez effectué un achat dans un magasin, il vous suffit d’y retourner et demander le responsable pour formuler une réclamation et corriger les potentielles erreurs. Toutefois, que vous faites une réclamation en ligne, par courrier ou par téléphone, il est important de respecter votre interlocuteur.
