Excel devient un atout du quotidien, si vous arrivez à bien le maîtriser. En effet, il vous suffit d’entrer une formule et tout ce que vous faisiez manuellement devient automatique.
Que vous ayez besoin de fusionner deux feuilles de calcul qui contiennent des données similaires, d’effectuer des calculs simples ou encore de combiner les informations de plusieurs cellules, Excel vous permet de faciliter la tâche.
Qu’est-ce que tableur Excel ?
Développée et distribuée par l’éditeur Microsoft, Microsoft Excel est un logiciel tableur de la suite bureautique Microsoft Office. Il fonctionne sur les plateformes Microsoft Windows ou Mac OS X. Le logiciel Excel intègre diverses fonctions telles que le calcul numérique, la représentation graphique, l’analyse de données, ainsi que la programmation.
Les fonctionnalités principales du logiciel Excel
Avant de vous lancer dans la découverte de l’outil et savoir comment l’utiliser, il est important de connaître les fonctionnalités de base du logiciel.
- Les modèles prédéfinis
En ouvrant Excel, vous pouvez choisir un modèle prédéfini. Ce dernier vous permet de gagner du temps dans la mise en forme de vos données. N’hésitez pas à l’installer si l’un de ces modèles correspond à ce vous souhaitez faire. Il ne vous reste plus qu’à modifier les données et ajuster la mise en forme. Sinon, vous ouvrez un classeur vierge.
- Les classeurs et feuilles
Le logiciel Excel fonctionne avec un système de classeurs et de feuilles. L’ouverture d’un nouveau classeur vous donne accès à différentes feuilles, symbolisées par des onglets.
Il vous est possible d’utiliser une seule feuille afin de mettre en forme vos données, ou les répartir dans plusieurs afin de bien trier et séparer les informations. Dans tous les cas, vous pouvez toujours lier des données entre différentes feuilles d’un classeur pour créer, par exemple, des tableaux croisés dynamiques.
Pour faciliter la recherche des données, chaque ligne sur le côté gauche de la feuille de calcul Excel est numérotée et chaque colonne est codée avec une lettre en haut de la feuille.
- La barre de menu
Un autre concept important pour comprendre comment utiliser Excel est la barre de menu. Celle-ci vous donne accès à de nombreuses options et fonctionnalités.
- Le menu Accueil qui donne accès à toutes les fonctionnalités de customisation de la feuille (police, taille, couleur, aspect, etc.)
- Le menu Insertion pour agrémenter les feuilles avec différents éléments tels que des images, des graphiques, des tableaux, etc.
- Le menu Mise en page pour accéder à des fonctions permettant de gérer les thèmes des pages, les marges, l’orientation des données, etc.
- Le menu Formule pour gérer les options de calcul automatique
- Le menu Données pour qualifier les données et de définir leur type.
- Le menu Affichage qui donne accès à des options de customisation de l’affichage du tableur Excel.
Les astuces à connaître pour bien utiliser Excel
Les fonctionnalités de base détaillées ci-dessus vous permettent de commencer à utiliser Excel. Avec la pratique, vous pourrez vraiment maîtriser cet outil. Pour aller plus loin, voici quelques astuces qui vous seront bien utiles lors de son utilisation.
En effet, vous pouvez figer une ou plusieurs lignes de votre feuille, en haut. Ainsi, elle sera toujours visible même si vous scrollez. Pour cela, sélectionnez les cellules se trouvant sous les lignes que vous souhaitez figer, puis rendez-vous dans Affichage > Figer les Volets > Figer les volets.
Vous voulez créer une suite logique de nombre ou de chiffres ? Excel possède une fonction vous permettant de faire un « cliquer glisser » afin de créer une suite de façon automatique. Vous pouvez, par exemple, insérer une cellule 14/10, puis dans la cellule en dessous 15/14.
Sélectionnez ces deux cellules, puis placez votre curseur en bas à droite de la sélection. Vous allez voir une petite croix, cliquez et maintenez le clic tout en glissant vers le bas sur plusieurs lignes, et enfin relâchez. Vous verrez qu’une suite de dates s’est créée : 14/10 ; 15/10 ; 16/10 ; 17/10 etc.
Si vous avez besoin de créer des graphiques à partir de vos données, vous devez sélectionner les données, puis allez dans Insertion > Graphique. Il ne vous reste plus qu’à choisir la forme de votre graphique. Celui-ci sera mis à jour automatiquement lorsque vous modifierez les données liées.